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商会结构

一、秘书处职能及人员配置

(一)工作职能:

秘书处是商会的办事机构。在会长的领导下,由秘书长主持,负责处理本会日常工作。其主要职能:

1、处理商会日常事务;

2、收集整理会员、理事的建议和议案,落实商会有关决议;

3、处理商会有关往来电函、文件,并负责有保存价值的资料、电函、文件(包括电子文本、图片)等的建档、归档和保存,负责保管和按规定使用商会印章;

4、负责商会日常财务管理,编制年度财务支出预、决算,负责催收会费和接受有关赞助费;

5、负责筹划和安排商会有关会议和活动,包括会议和活动的有关文件的起草等;

6、负责商会杂志报纸的编辑、发行。负责会长、常务副会长、副会长交办的其他事宜;

7、负责发展新会员,做好会员档案的建立和管理工作,编印会员通讯录。

(二)人员配置:

1、根据工作需要,秘书处可配一名专职和若干名兼职副秘书长,协助秘书长工作。专职副秘书长由会长提名,会长会议任命;兼职副秘书长视商会秘书处工作需要,本人提出书面申请后由秘书长提名,报请会长会议聘任。

2、根据商会秘书处工作实际,适当配置专职工作人员。工作人员从社会上公开招聘,必需具备大专以上文化,具有文秘工作必备的能力和公关能力,具有为会员服务的意识和爱岗敬业的精神,扎实的工作作风,能独立完成交办的各项事务。

3、专职工作人员实行合同制聘用,工资及四金、综合保险等费用由商会统一承担。合同每年签订一次,合同期满后根据其本人工作业绩等实际情况决定聘免。

二、各工作机构的设置

秘书处内拟设:办公室、对外联络部、宣传调研部、会员工作部等四个工作机构,其具体职能如下:

(一)办公室:

1、 统筹协调秘书处日常工作事务,提出日常工作安排,充分培育和发挥秘书处的团队精神;

2、 负责处理商会有关往来电函、信件、文件,并负责有保存价值的资料、电函、文件(包括电子文本、图片)等的建档、归档和保存;

3、 负责提出、筹划和安排商会有关会议和活动,起草会议和活动的有关文件,统筹安排相关人员参加外部单位邀请的有关活动等;

4、负责来访人员的接待工作,根据不同业务关系安排相关人员参与接待和洽谈,做好接待登记,将反映的重要问题整理行文,分别交由相关部门人员处理,并将处理情况及时反馈来访人员;

5、负责协调秘书处各部门关系,加强内部管理事务,制定相关管理制度和规定,敦促各项工作有序开展,工作环境、生活秩序和精神面貌保持良好状态;

6、 协助秘书长做好人事调整和管理工作。

(二)对外联络部:

1、负责商会与汉川籍在沪各界人士的联络、沟通,促进相互间的交流与合作;

2、加强商会与汉川、上海有关政府部门的联系与沟通,邀请两地领导考察会员企业,以利于得到政府的支持和关心;

3、组织商会参与社会公益事业活动,树立商会的新形象,扩大商会的影响;

4、负责联络各省在沪商会、协会,增进兄弟省市商会间的交往,并积极扩大对外交往,促进商会会员与境外驻沪商会团体交流合作;

5、根据商会工作安排,提出组织会员进行各类商务考察的建议方案。

(三)宣传调研部:

1、负责编辑、出版、发行杂志、报纸,负责商会网站的建设、编辑、运转及管理工作;

2、负责对会员宣传商会章程、党和国家政策法规;

3、以经济建设为中心,做好宣传汉川和上海两地的工作,侧重做好宣传汉川的工作;

4、宣传汉川精神,培养汉川文化,塑造汉川品牌,宣传汉川商人和在沪各界乡亲建功立业的先进事迹,宣传会员单位参与各种公益事业和回馈桑梓的善举;

5、联络有关新闻媒体,做好商会的对外宣传报道工作;

6、组织会员开展市场调研和研讨、协助会员寻找商机,帮助会员企业做大做强;

7、组织会员举办讲座、学习会、培训班等以提高会员经营、管理水平和整体素质。

(四)会员工作部:

1、负责联络商会会员,促进会员间的信息交流和合作,走访会员企业,及时了解会员企业的发展情况和亟待解决的问题,提出帮助会员排忧解难的建议;

2、负责掌握了解汉川籍在沪企业的情况,加强联络,做好发展会员的前期工作;

3、提出开展多种形式的会员座谈、联谊活动的建议方案,做好各类活动的会务及联络落实工作,不断增强商会的凝聚力、向心力和合力;

4、根据《上海市汉川商会章程》的要求,积极做好新会员的发展工作,负责会费收取和催交工作;

5、开展与会员相关的工作。

分工不分家,秘书处是一个整体,相互配合、相互支持、密切合作、填空补缺,齐心协力做好每一项工作。